Wo die meisten Signaturlösungen auf dem Markt versuchen, ihr Tool mit einer ganzen Reihe von zusätzlichen Features für das Vertrags- und Dokumentenmanagement zu füllen, geht Signhost den umgekehrten Weg: Entschlackung und Konzentration auf das Wesentliche. Das führt zu besonders einfachen und schnellen Signaturprozessen – aber auch dazu, dass Signhost keine Funktionen und Features für die Dokumentenverwaltung mitbringt.

So fehlt es beispielsweise an einer Dokumentendatenbank mit Suchfunktion, Versionierung oder Archivierung. Stattdessen laden Sie Ihre Dokumente erst in Signhost hoch, wenn Sie eine Unterschrift dafür benötigen. Für die Ablage und Organisation Ihrer Unterlagen müssen Sie sich allerdings eine andere Lösung suchen – oder diese wie gehabt auf Ihrem Rechner ablegen.

Einen Signaturprozess mit Signhost anzustoßen, klappt schnell und einfach in wenigen Schritten. Nummer 1: Sie geben die E-Mail-Adresse(n) der Empfänger:innen ein. Nummer 2: Sie wählen aus, ob die Unterzeichnenden sich verifizieren müssen und wenn ja, wie. (Mehr zum Thema Verifizierung erfahren Sie weiter unten im Abschnitt “Identifizierung”). Nummer 3: Sie laden das zu unterzeichnende Dokument als PDF hoch.

Eine Transaktion bzw. einen Signaturprozess stoßen Sie in Signhost innerhalb von wenigen Minuten an

Screenshot: trusted.de

Quelle: signhost.com

Anschließend können Sie noch eine Nachricht verfassen, die mitgeschickt werden soll. Fertig ist der Signaturauftrag und Ihr Dokument geht auf die Reise. Alternativ haben Sie außerdem die Möglichkeit, Dokumente direkt vor Ort unterzeichnen zu lassen, oder einen Link zu generieren, den Sie per WhatsApp oder auf anderem Weg teilen können.

Unterschreiben lassen sich Dokumente auf dem PC, Tablet oder Smartphone. Dazu werden Unterzeichnende auf eine individuelle Landingpage weitergeleitet, die Sie (ab dem Tarif “Start”) nach Belieben personalisieren und im eigenen Branding gestalten können.

Super: Ab dem Bezahltarif “Start” haben Sie und Ihre Signatur-Partner:innen Zugriff auf editierbare PDF-Dokumente; so lassen sich z.B. Textfelder definieren, die von den Unterzeichnenden ausgefüllt werden können, oder klickbare Checkboxen integrieren.

Signhost überzeugt mit einer aufgeräumten und schlanken Benutzeroberfläche, die Ihnen jederzeit einen Überblick über Ihre offenen und bereits getätigten Signatur-Transaktionen gestattet.

Im Management-Reiter haben Sie zudem die Möglichkeit, Branding-Einstellungen für E-Mails- und Landingpages vorzunehmen und User zu verwalten. Je nach Plan lassen sich bis zu unbegrenzt viele User als Admins hinzufügen und mit unterschiedlichen Rechten ausstatten. Standardmäßig haben Sie dafür Zugriff auf zwei vordefinierte Rollen: “Portal Administrator” (alle Rechte) und “Sender” (kann Transaktionen erstellen und Signatureinladungen verschicken).

Auf Wunsch gestalten Sie Landingpages und E-Mails ganz individuell nach Ihrer CI

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Durch Einstellungen wie der Signaturreihenfolge und dem Ablaufdatum für Signatureinladungen lassen sich ganz eigene Workflows kreieren. Zudem ist die Unterschrift mehrerer Dokumente gleichzeitig mit nur einer “Transaktion” möglich. Super: Auf Wunsch stoßen Sie Signaturprozesse mehrsprachig in bis zu 7 Sprachen – Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Polnisch oder Niederländisch – an. Perfekt für international agierende Unternehmen!

Wichtig: Signhost richtet sich mit seiner Signaturlösung – dem “Portal” – hauptsächlich an KMU, bietet mit der API allerdings auch Lösungen für Großkunden und Enterprises (wie z.B. BNP Paribas oder ABN Amro). Dann ist Signhost per Schnittstelle als Whitelabel-Lösung in die bestehenden Kernprozesse Ihres Unternehmens eingebunden. Weitere Informationen zur API erhalten Sie auf Anfrage direkt vom Anbieter.

Signhost bietet grundsätzlich zwei Arten von digitalen Signaturen an, wie sie in der eIDAS-Verordnung festgelegt sind: Die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES) sowie die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) – also die beiden Signaturtypen mit dem höchsten Sicherheitslevel.

FES benötigen mindestens die Identifizierung über das eigene E-Mail-Postfach, können aber aus Sicherheitsgründen auch mit einer optionalen Verifizierung per SMS ausgestattet werden, die bei Signhost per TAN-Verfahren funktioniert. Dabei erhalten die Unterzeichnenden eine TAN als SMS an ihre Mobilnummer und können sich dementsprechend verifizieren.

Komplexer läuft es bei Qualifizierten Signaturen (QES) ab, die in der Regel für besonders sensible Unterlagen wie Versicherungsverträge und Ähnliches benötigt werden; sowie für alle Dokumente, die der “Schriftform” bedürfen. Auch hier ist eine Identifikation nötig; diese benötigt allerdings eine “digitale Identität”, die im Falle von Signhost entweder vom Anbieter selbst (als Entrust-Zertifikat) oder vom Partner ZealiD per KI-basiertem VideoIdent-Verfahren durchgeführt wird. Dazu benötigen Unterzeichner:innen lediglich ihren Ausweis, ihr Smartphone und wenige Minuten Zeit.

Die “Einfache Elektronische Signatur” oder EES – den Signaturtyp mit dem geringsten Sicherheitslevel nach eIDAS – bietet Signhost (bewusst) nicht an. Der Anbieter ist überzeugt davon, dass digitale Signaturen mindestens auf dem Niveau einer FES sein sollten.

Wie viel kostet Signhost?

Signhost bekommen Sie im sogenannten “Go Plan” mit eingeschränkten Funktionen und “Credits” bereits kostenlos. Ansonsten bezahlen Sie (je nach monatlich/jährlich zu unterzeichnende Dokumente) Abopreise zwischen 9 € und 54 €/Monat in den Preispaketen “Start”, “Basic” oder “Plus”. Ein individuelles Enterprise-Paket gibt es ebenfalls.

Ein Blick auf das Pricing von Signhost (hier mit den Preisen im Monats-Abo; möglich ist auch ein günstigeres Jahreabo)

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Quelle: signhost.com

Der kostenlose “Go Plan” versteht sich als Einstiegs-Lösung und erlaubt 10 Signaturprozesse pro Jahr. Für Unternehmen und Einzelpersonen mit kleinem Bedarf ist diese abgespeckte Lösung ideal. Wer mehr braucht, kann jederzeit ein Upgrade auf eines der bezahlten Abos durchführen.

In den Paketen “Start”, “Basic” und “Plus” kommen zusätzlich zu den wichtigsten Basisfunktionen Features wie individuelles Branding, zusätzliche Verfifizierungs- und Identifikationsmethoden sowie erweiterter Support hinzu. Die drei Pakete sind funktional identisch, unterscheiden sich allerdings in der Anzahl an “Credits”, also möglichen Signaturvorgängen pro Monat bzw. pro Jahr, sowie in der Anzahl an möglichen Admins:

• “Start” kostet 9 €/Monat bzw. 90 €/Jahr und enthält 8 Credits pro Monat bzw. 100 Credits pro Jahr sowie eine Admin-Lizenz
• “Basic” kostet 27 €/Monat bzw. 270 €/Jahr und enthält 25 Credits pro Monat bzw. 300 Credits pro Jahr sowie 2 Admin- bzw. User-Lizenzen
• “Plus” kostet 54 €/Monat bzw. 540 €/Jahr und enthält 50 Credits pro Monat, bzw. 600 Credits pro Jahr sowie 4 Admin- bzw. User-Lizenzen

Das Credit-System von Signhost kurz erklärt: 1 Credit entspricht 1 PDF-Dokument (bis maximal 50 MB), das mit bis zu 2 Fortgeschrittenen Elektronischen Signaturen (FES) unterzeichnet werden kann. Weitere Unterzeichner:innen kosten zusätzlich 0,5 Credits; für eine SMS-Zertifizierung werden einmalig ebenfalls 0,2 Credits fällig. Ist das Credit-Kontingent Ihres Tarifs ausgereizt (im Tarif “Basic” z.B. 300 Credits pro Jahr), können Sie Signhost trotzdem weiternutzen; bezahlen dann allerdings einen Aufschlag von 30 % auf den Normalpreis von 90 Cent (also 1,17 €) pro “Extracredit”.

Das individuelle Enterprise-Paket richtet sich an große Unternehmen und Enterprises mit einem hohen Bedarf und wird individuell je nach Anwendungsfall für Sie zusammengestellt.

Signhost verfügt über eine gültige Datenschutzerklärung nach EU-Recht und ist vollständig DSGVO-konform. Der gesamte Datenverkehr läuft nach Bankenstandard AES-256 verschlüsselt ab. Bei Bedarf haben Sie zudem die Möglichkeit, eine 2-Faktor-Authentifizierung für zusätzliche Sicherheit einzurichten. Der Serverstandort ist Amsterdam; die Server, die vom Betreiber CloudVPS zur Verfügung gestellt werden, sind nach ISO 27001 für IT-Sicherheit zertifiziert. Auch Signhost selbst verfügt über eine entsprechende Zertifizierung; hinzu kommt eine Zertifizierung nach SOC 2.

Signhost ist außerdem 100 % konform mit der eIDAS-Verordnung und dank sicherer Verifizierungs- und Identifikations-Systeme (siehe oben) in der Lage, Signaturen für alle Sicherheitslevel bis zur Qualifizierten Elektronischen Signatur zu erstellen.

Persönlichen Support leistet Signhost via Telefon-Hotline, E-Mail und Live-Chat. Das Support-Team ist jeweils von Montag bis Freitag zwischen 9 und 17 Uhr erreichbar.

Enterprise-Kund:innen haben darüber hinaus die Möglichkeit, ein Training für die Belegschaft vor Ort zu buchen und profitieren von einem persönlichen Account Manager, einer exklusiven Notfall-Hotline und priorisiertem Support auf allen Kanälen.